Účely zpracování
Co v této nápovědě naleznete?
Jak vytvořit účely zpracování osobních údajů
Přiřazení účelu zpracování konkrétnímu kontaktu
Přiřazení účelu zpracování v rámci importu
Přiřazení účelu zpracování k webovému formuláři
Prodloužení platnosti účelu zpracování
Kromě souhlasu se zasíláním obchodních sdělení potřebujete u každého kontaktu od 25.5.2018 evidovat ještě příslušný účel, ať už ve SmartEmailingu, nebo mimo něj.
Jak vytvořit účely zpracování osobních údajů
Účely zpracování osobních údajů naleznete v části Kontakty a seznamy → Účely zpracování osobních údajů. Zde si můžete vytvořit libovolné množství účelů a přehledně si je evidovat.
Nový účel vytvoříte pomocí tlačítka + Nový účel zpracování, které je umístěno vpravo nahoře. Ke každému účelu zpracování přiřazujete název, právní důvod účelu a jeho délku zpracování, která musí být stanovena pro každý účel zvlášť.
Název účelu slouží pouze pro vaší potřebu, zvolte jej proto tak, abyste ihned věděli, k čemu se daný účel váže.
Právní důvod opět zvolte co mejvýstižněji.
Existuje jich více:
- souhlas - subjekt údajů udělil prokazatelný souhlas se zpracováním osobních údajů
- oprávněný zájem správce - oprávněně se domníváte, že na základě jeho vzniku kontakt má zájem o informace obdobného charakteru, na základě kterého vznikl váš vztah (například objednávka)
- plnění smlouvy - zpracování je nezbytné pro splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost tohoto subjektu údajů,
- zákonná povinnost - zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje,
- životně důležitý zájem - zpracování je nezbytné pro ochranu životně důležitých zájmů subjektu údajů nebo jiné fyzické osoby,
- veřejný zájem - zpracování je nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je pověřen správce.
Platnost účelu může být upravena zákonem (např. evidence daňových dokladů, mzdová agenda). V případě zasílání newsletterů není zákonem lhůta stanovena. Můžete si stanovit například 5 let.
Pokud účel potřebujete upravit nebo jej úplně smazat, použijete k tomu ikonku tužky (Upravit) nebo symbol tří teček (Smazat) v pravé části řádku daného účelu.
V rámci e-mailingu si obvykle vystačíte se dvěma:
1) Oprávněný zájem správce
Pokud máte u kontaktu jako účel zpracování uveden Oprávněný zájem, jedná se o vašeho zákazníka. Díky tomu máte možnost mu zasílat rozesílky mající souvislost s tím, co si od vás koupil.
2) Souhlas
Dalším účelem je právě Souhlas. Pozor, Souhlas se zasíláním obchodních sdělení a Souhlas se zpracováním osobních údajů jsou dvě odlišné věci a potřebujete obě.
Přiřazení účelu zpracování konkrétnímu kontaktu
Tuto možnost využijete v případě, že chcete přiřadit daný účel zpracování jednomu konkrétnímu kontaktu. V takovém případě stačí v detailu kontaktu zvolit záložku Účely zpracování a následně kliknout na tlačítko + Přiřadit nový účel.
Poté vyberete z rozbalovací nabídky požadovaný účel. Doporučujeme ponechat platnost účelu dle jeho nastavené délky.
Pokud chcete kontaktu přiřadit další účel, použijte tlačítko + Přidat další účel. V opačném případě klikněte na tlačítko Přiřadit.
U kontaktu se účel zobrazí, včetně začátku i konce své platnosti.
Přiřazení účelu zpracování v rámci importu
Tuto možnost využijete v případě, že chcete přiřadit daný účel zpracování všem kontaktům v importovaném souboru. Daný účely (či účely) přiřadíte ve čtvrtém kroku.
Z rozbalovací nabídky vyberete požadovaný účel. Platnost účelu můžete vybrat od chvíle importu, od určitého data, nebo dle údaje ve vybraném sloupci importovaného souboru.
Přiřazení účelu zpracování proklikem v kampani
Samozřejmě může udělit souhlas i příjemce vašeho e-mailu. Stačí za tlačítko, obrázek či text zvolit odkaz na příslušný souhlas.
Naleznete jej v rozbalovací nabídce na záložce Odkaz na účel zpracování osobních údajů.
Po kliknutí na daný odkaz bude tento účel kontaktu přiřazen automaticky.
Přiřazení účelu zpracování k webovému formuláři
Pro přiřazení účelů zpracování máte následující možnosti:
- vybrat jeden hlavní účel pro celý formulář. Vyberete jej, pokud má formulář jen jediný účel zpracování, a tudíž nepotřebujete zaškrtávátka (např. zasílání newsletteru).
- přidat další různé účely závislé na zaškrtnutí jednotlivých polí ve formuláři
V obou případech naleznete danou možnost v části Obsah a vzhled → Webové formuláře, pokud kliknete na ikonu tří teček vpravo na řádku daného webového formuláře.
Nejprve je potřeba zvolit hlavní účel zpracování, který webovému formuláři přiřadíte.
Poté, pokud je to zapotřebí, můžete do webového formuláře přidat jedno nebo více zaškrtávacích políček, jejichž zaškrtnutím vám udělí kontakt další souhlasy se zpracováním osobních údajů.
Prodloužení platnosti účelu zpracování
Pokud již nemáte od kontaktu platný účel, neměli byste takovému kontaktu posílat žádná obchodní sdělení. V případě, že platnost konkrétního účelu končí, je tedy dobré si jej nechat prodloužit pomocí potvrzovacího prokliku v e-mailu.
Samozřejmě není potřeba procházet jednotlivé kontakty ručně, nebo si platnost jednotlivých účelů zapisovat do tabulky. SmartEmailing nabízí mnohem elegantnější řešení ve formě Automatizace. Celý postup naleznete v této nápovědě.