Začínáme s Automatizací

Co v této nápovědě naleznete?

Co je Automatizace

Automatizace je rozhraní aplikace SmartEmailing, které v sobě slučuje všechny jeho funkce na jednom místě. Znamená to, že jednotlivé součásti aplikace, jako například segmenty nebo Triggery, již nejsou na různých místech, ale máte je k dispozici v jednom ovládacím rozhraní. Z hlediska uživatele je tedy prostředí podstatně přehlednější i přívětivější a umožňuje poměrně snadnou tvorbu i mnohem složitějších automatizovaných rozesílek, než tomu bylo dosud.

Jak s Automatizací začít

Do editoru Automatizačních scénářů se lze přepnout přímo z hlavní nabídky, část Automatizace.

Pokud již máte nějaké automatizační scénáře vytvořeny, uvidíte zde jejich přehled.

ID Automatizace - dvojitým kliknutím se celé ID obarví a můžete jej tak jednoduše zkopírovat.
Název scénáře - slouží pro vaši orientaci, doporučujeme tedy volit názvy tak, aby z nich ihnev vyplývalo všem, kdo s nimi pracují, k čemu daný scénář slouží.
Vytvořen - datum a čas vytvoření scénáře.
Aktivní - údaj v tomto sloupci uvádí, zda je scénář spuštěn (Aktivní), nebo ne (Neaktivní).
Štítky - automatizačním scénářům můžete pro lepší orientaci přidávat štítky - tuto možnost naleznete v části vpravo (popsáno níže).

Kromě přehledu jsou k dispozici také tlačítka v pravé části.

Zobrazit detail - otevře scénář.
Zobrazit združené statistiky - otevře statistiky dané Automatizace.

A po kliknutí na tři tečky úplně vpravo se zpřístupní ještě funnkce:

Vytvořit kopii scénáře - vytvoří kopii daného scénáře, která se bude chovat jako úplně nový automatizační scénář.
Nastavit štítky - pokud chcete danému scénáři přiřadit štítky, můžete tak učinit zde.
Smazat scénář - vymaže scénář z databáze.

Tvorba nového scénáře

Pokud chcete vytvořit nový automatizační scénář, klikněte na tlačítko + Nová automatizace, které je umístěno vpravo nahoře.

Otevře se úvodní rozcestník, který dává na výběr ze tří možností.

Než začnete - tato volba je určena všem, kdo v Automatizaci začínají. Doporučujeme projít si videonávody, které obsahuje, pro lepší a rychlejší pochopení práce s Automatizací.
Šablony scénářů - předpřipravené často používané scénáře, díky nimž si ušetříte mnoho času i práce.
Čistý editor - pro všechny, kteří chtějí stavět svůj scénář od začátku.

První kroky v Automatizaci

Pokud zvolíte třetí možnost, dostanete se rovnou do prostředí editoru Automatizačních scénářů a můžete si postavit svůj scénář.

Horní lišta

Nejprve si všimněte horní lišty. Zde si pojmenujete svůj scénář. Jak již bylo zmíněno, jeho název by měl vyjadřovat co nejlépe účel scénáře a zobrazí se vám poté v přehledu Automatizací. Vedle názvu je tlačítko Zastaveno, které po rozkliknutí nabízí druhou možnost - Uložit /spustit, kterou se Automatizace přepne do aktivního stavu.

Dalším tlačítkem je Uložit, díky němuž lze scénář průběžně ukládat.

Pozor, pokud máte scénář spuštěn (aktivní) a dáte Uložit, změny se rovnou provedou. Doporučujeme proto pracovat ve vypnutém scénáři.

Tlačítko Test slouží k otestování scénáře. Tedy k tomu, abyste ještě před jeho samotným spuštěním viděli, kolik kontaktů jím v případě spuštění projde. Pokud použijete Trigger "Hned teď," Trigger "Opakovat" nebo Trigger "V plánovaný čas", uvidíte počet kontaktů, který reálně scénářem po spuštění projde. V případě Triggeru "Při události" však v rámci testu uvidíte pouze 0, protože se jedná o budoucnost, kterou předvídat neumíme.

Statistiky vám zobrazí statistiky všech částí scénáře na dané pracovní ploše. V části Možnosti si pak můžete nastavit, jestli chcete nebo nechcete zobrazit počty kontaktů, které prošly uzlem nebo zobrazit štítky nápovědy přímo na pracovní ploše.

V neposlední řadě si můžete filtrovat i období a kliknutím na poslední tlačítko Odejít (úplně vpravo), Automatizaci opustíte. Pokud jste si ji předtím neuložili, dostanete možnost Uložit a odejít nebo Odejít bez uložení.

Automatizace je vytvořena pro práci s velkým objemem dat, je tedy velice rychlá, proto určitě doporučujeme, vždy nejdříve scénář otestovat. V případě testu lze totiž odhalit chyby (např. nepropojené uzly, příliš mnoho/málo kontaktů vstupujících/vystupujících do/z uzlu...) a scénář opravit.

Jak vidíte na obrázku výše, v rámci testování okamžitě vidíte, kolik kontaktů projde který uzlem. V tomto konkrétním případě i kolik jich podmínku splnilo (1) a kolik ne (2).

Levá lišta

Po levé straně máte k dispozici lištu s jednotlivými uzly, které mezi sebou propojujete, čímž vytváříte vlastní scénář. Nápovědu pro jednotlivé uzly, které vidíte po levé straně naleznete ZDE. Jednoduše stačí uzel chytit, táhnout myší a umístit jej na pracovní plochu.

Jednotlivé uzly mezi sebou propojujete pomocí "kuliček", na které opět kliknete a podržíte tlačítko myši tak dlouho, dokud nepropojíte dva uzly. Jak vidíte na příkladu, uzly jsou propojeny (1) a jeden navazuje na druhý. Zároveň si můžete všimnout, že uzel "Podmínka" (modrý), má výstupy dva - splňuje/nesplňuje) podmínku. K práci s uzlem pak slouží lišta (2), která se zobrazí po kliknutí na vybraný uzel.

Upravit (1) - kompletní nastavení uzlu, jeho vlastností i názvu. Doporučujeme nastavovat u každého uzlu název (záložka Název uzlu), který popisuje k čemu daný uzel slouží. Scénář se tak stane podstatně lépe čitelným.
Kopírovat (2) - touto volbou lze uzel zkopírovat, včetně všech jeho nastavených vlastností.
Zobrazit kontakty (3) - zobrazení kontaktů, které prošly uzlem. Historie průchodů jednotlivých kontaktů se uchovává po dobu 7 dnů.
Smazat (4) - smazání uzlu.

Pravý dolní roh

V pravém dolním rohu pak můžete vidět 4 ikonky. Jedná se o hromadný výběr uzlů, přizpůsobení monitoru a přiblížení či oddálení celého scénáře, který si připravíte. Scénář či jednotlivé uzly můžete po plátně i posouvat pomocí myši.

Název uzlu a Poznámka

Po kliknutí na možnost upravit se otevře nabídka několika záložek. Kromě samotného nastavení funkce uzlu si jej také můžete pojmenovat (1) a přidat k němu i poznámku (2).

Obojí výrazně zlepší orientaci ve scénáři. Zatímco Název uzlu je určen pro stručné pojmenování funkce uzlu ve scénáři, Poznámka umožňuje jeho podrobnější popis. To může být velkým přínosem, pokud se ke scénáři vracíte po delší době nebo k němu přistupuje jiná osoba.

Po vyplnění poznámky se u daného uzlu ukáže její ikonka. Pokud na ni najedete myší, poznámka se ukáže.

Pokud chcete, aby byly poznámky u uzlů viditelné stále, klikněte v horní liště na Možnosti → Zobrazit poznámky u uzlů.

Výsledný scénář může vypadat třeba jako ten na obrázku níže. Vidíte sami, že není žádný problém z něj vyčíst, oč se jedná, a to i pro člověka, který vidí Automatizaci poprvé. Určitě i vy dokážete přečíst, že každý den v 8:00 projde Trigger celou databázi (1), překontroluje se, zda má kontakt ten den svátek (2), v případě, že ano, počká do 10. hodiny (3) a pak je mu zaslán e-mail s blahopřáním (4).

Hromadný výběr uzlů

V případě, že chcete zkopírovat, přesunout nebo smazat více uzlů zároveň, můžete to udělat několika způsoby.

1) Režim hromadného výběru

Tento režim aktivujete pomocí ikonky v pravém dolním rohu.

Po kliknutí ikonka zezelená a vy můžete tahem myši vybrat uzly, které chcete označit.

2) Ruční výběr jednotlivých uzlů

Pokud chcete vybrat jednotlivé uzly ručně, stačí držet stisknutou klávesu Ctrl (nebo Cmd) a klikáním myši jednotlivé uzly vybrat. V tomto případě budou vybrány pouze uzly, na které kliknete.

V případě, že podržíte klávesu Shift a potáhnete myší, opět dojde k možnosti hromadného výběru pouze v rámci čtyřúhelníku, avšak bez toho, že by byl aktiván režim hromadného výběru.

Pokud máte uzly označeny, můžete kterýkoliv z nich chytit a pomocí myši s nimi pohybovat.

Další možností je uzly hromadně zkopírovat (1) nebo vymazat (2).