Jak provádět údržbu a hygienu databáze

Co je to hygiena databáze?

Hygienou databáze rozumíme péči o kontakty.  Měli byste se o ně pravidelně starat, aby pro vás byl e-mail marketing co nejefektivnější. Pod tímto pojmem si můžete představit očistu databáze od neaktivních kontaktů, které máte ve svém portfoliu dlouhodobě, neotevírají vaše e-maily, tím pádem je ani nečtou a vy na ně zbytečně posíláte další rozesílky.

Výsledkem pravidelné hygieny je pak kvalitní aktivní databáze angažovaných kontaktů a vysoká reputace vaší odesílací domény.

Proč je hygiena databáze důležitá?

Hygiena databáze je jeden z nejdůležitějších aspektů úspěšné e-mailové kampaně. Zajistí vám ve vaší databázi pouze aktivní kontakty. Pravidelná hygiena databáze vám pomůže ujistit se, že posíláte e-maily pouze lidem, kteří o ně mají zájem, což vám mimo jiné také pomůže vyhnout se tomu, aby vaše zprávy byly označeny jako spam. To, že od kontaktu jednou dostanete souhlas se zasíláním e-mailů, ještě neznamená, že se o kontakt nemusíte dále starat. Je potřeba sledovat chování a aktivity kontaktů v čase.

Co udělat na začátku?

Ještě než se pustíte do samotné hygieny databáze, pojďte zjistit, jaké kroky můžete udělat preventivně hned na samotném začátku při práci s vaší databází.

Abyste měli jistotu, že se vám do databáze dostávají pouze validní adresy, doporučujeme každý webový formulář opatřit funkcí double opt-in. Pakliže budete používat webové formuláře vytvořené v aplikaci SmartEmailing, získáte tím zároveň ochranu proti robotům (kteří mohou vyplňovat nechráněné webové formuláře nevalidními e-mailovými adresami) i překlepům. Používáte-li externí webové formuláře, je nutné tuto ochranu u formulářů zajistit (obvykle pomocí reCaptchy).

Double opt-in slouží k ověření e-mailové adresy, že je opravdu platná, existuje a k odběru se registroval její majitel. Pokud ji využijete, je třeba si před tím vytvořit kampaň, do ní vložit systémové pole s názvem “Potvrzovací odkaz” a tuto funkci nastavit ve 3. kroku nastavení formuláře. Po registraci přijde příjemci tento e-mail, kde se poté po prokliku potvrzovacího odkazu jeho adresa aktivuje (získá status Potvrzený v seznamu) a bude na ni možné odesílat rozesílky.

Doporučujeme používat double opt-in i u objednávek od neregistrovaných kontaktů.

Co dělat průběžně?

U každého e-mailu, který posíláte buď jako běžnou marketingovou rozesílku, sérii e-mailů, či transakční e-mail, vždy posuďte, jestli každý jeden člověk na druhé straně má e-mail s tímto obsahem a v tomto čase obdržet. Dobře cílený e-mail se zajímavým a relevantním obsahem na správné publikum má daleko vyšší úspěšnost než obecná kampaň poslaná na celou databázi.

Optimalizujte počet odeslaných e-mailů a snažte se je maximálně personalizovat. K segmentaci vám dobře poslouží Automatizace. K realizaci hygieny databáze vám pomůže také automatizační scénář analýza skóre angažovanosti, ze kterého můžete vycházet a vyfiltrovat si neaktivní kontakty z databáze.